Integriteit & Gedragscode

Montelbaan BV hecht aan integer, professioneel, zorgvuldig en onafhankelijk handelen.

Deze gedragscode beschrijft de normen die gelden voor iedereen die namens of voor Montelbaan werkzaamheden uitvoert. De gedragscode heeft tot doel:

• integer en professioneel handelen te bevorderen;

• medewerkers, klanten en samenwerkingspartners te beschermen;

• vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens zorgvuldig te behandelen;

• belangenverstrengeling te voorkomen;

• verantwoord gebruik van technologie en AI te bevorderen;

• integriteitsschendingen tijdig te herkennen, melden en behandelen.

Integriteit is niet uitsluitend het naleven van regels. Van betrokkenen wordt verwacht dat zij bij professionele afwegingen rekening houden met de belangen, rechten en veiligheid van anderen en handelen op een wijze die uitlegbaar en verdedigbaar is.

Deze gedragscode geldt voor directie en bestuurders, werknemers, ingehuurde professionals en opdrachtnemers, stagiairs, samenwerkingspartners die namens Montelbaan werkzaamheden uitvoeren en andere personen die toegang krijgen tot informatie, systemen of middelen van Montelbaan of haar opdrachtgevers.

Waar in deze gedragscode wordt gesproken over medewerkers, worden al deze groepen bedoeld voor zover de betreffende bepaling op hen van toepassing is.

Wij behandelen collega’s, opdrachtgevers, leveranciers, samenwerkingspartners en andere betrokkenen professioneel en respectvol.

Wij discrimineren, pesten, intimideren of bedreigen niet. We respecteren fysieke, sociale en professionele grenzen en tolereren geen seksuele intimidatie of ander grensoverschrijdend gedrag.

We gebruiken een hiërarchische, zakelijke of persoonlijke positie niet om ongewenst gedrag af te dwingen. We doen niet bewust valse beschuldigingen en bieden ruimte om zorgen, fouten en integriteitskwesties bespreekbaar te maken.

Een medewerker die te goeder trouw een zorg of mogelijke overtreding meldt, mag daarvan niet worden benadeeld.

Wij handelen zorgvuldig en komen gemaakte afspraken na.

Medewerkers verstrekken informatie naar beste weten juist en volledig. Onderzoeksresultaten, rapportages, registraties en bewijsstukken worden niet bewust vervalst.

We maken duidelijk onderscheid tussen feiten, aannames, analyses en professionele oordelen. Fouten die gevolgen kunnen hebben voor Montelbaan, een opdrachtgever of andere betrokkenen worden gemeld.

Werkzaamheden worden alleen uitgevoerd wanneer voldoende kennis, bevoegdheid of begeleiding aanwezig is. Professionele beperkingen en onzekerheden worden kenbaar gemaakt wanneer deze relevant zijn voor een besluit.

Montelbaan werkt met bedrijfsinformatie en mogelijk vertrouwelijke informatie van opdrachtgevers en andere betrokkenen.

Vertrouwelijke informatie wordt uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor deze beschikbaar is gesteld. Informatie wordt alleen verstrekt aan personen die deze voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Wij houden ons aan geheimhoudingsafspraken en beschermen persoonsgegevens en bedrijfsinformatie tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, wijziging en openbaarmaking. We gebruiken goedgekeurde systemen en passende beveiligingsmaatregelen.

Wachtwoorden, cryptografische sleutels, tokens en andere authenticatiegegevens worden niet met onbevoegden gedeeld. Vermoedelijke datalekken, beveiligingsincidenten en verlies van informatie worden zo spoedig mogelijk gemeld.

De geldende privacy-, informatiebeveiligings- en toegangsregels van Montelbaan vormen een aanvulling op deze gedragscode.

AI-systemen, generatieve AI en andere digitale hulpmiddelen mogen worden ingezet wanneer dit past binnen de opdracht en de geldende beveiligings-, privacy- en kwaliteitsvoorwaarden.

Vooraf wordt beoordeeld welke informatie met het systeem mag worden verwerkt. Persoonsgegevens, vertrouwelijke klantinformatie, credentials en cryptografisch sleutelmateriaal worden niet zonder passende grondslag en beveiliging ingevoerd. Er wordt niet meer informatie gebruikt dan noodzakelijk.

Een mens blijft verantwoordelijk voor professionele conclusies en besluiten. Relevante AI-output wordt gecontroleerd voordat deze als professioneel resultaat wordt gebruikt. Beperkingen, aannames en onzekerheden worden voldoende meegewogen.

Waar dat noodzakelijk is, wordt vastgelegd welke hulpmiddelen bij de totstandkoming van een resultaat zijn gebruikt. AI mag menselijke verantwoordelijkheid niet verhullen of vervangen.

Zakelijke en professionele beslissingen worden genomen in het belang van een integere uitvoering van de werkzaamheden.

Wij voorkomen situaties waarin persoonlijke, financiële of zakelijke belangen onze professionele onafhankelijkheid kunnen beïnvloeden.

Een mogelijke belangenverstrengeling wordt gemeld wanneer een medewerker persoonlijk of financieel belang heeft bij een opdrachtgever, leverancier of uitkomst, wanneer opdrachtgevers conflicterende belangen hebben, wanneer een persoonlijke relatie een zakelijke beoordeling kan beïnvloeden of wanneer iemand eigen werk moet toetsen terwijl onafhankelijke beoordeling noodzakelijk is.

Een belangenconflict betekent niet automatisch dat werkzaamheden niet kunnen worden uitgevoerd. De situatie wordt transparant gemaakt en er worden passende beheersmaatregelen getroffen.

Wij plegen geen fraude, diefstal, valsheid in geschrifte of verduistering en accepteren geen omkoping, corruptie of chantage.

Bedrijfsmiddelen worden zorgvuldig en uitsluitend voor toegestane doeleinden gebruikt. Kosten en uren worden juist en controleerbaar gedeclareerd. We verstrekken geen bewust onjuiste financiële of administratieve informatie en werken mee aan noodzakelijke controles en audits.

Geschenken, uitnodigingen of diensten worden niet aangenomen wanneer hierdoor de indruk kan ontstaan dat zakelijke besluitvorming wordt beïnvloed. Bij twijfel wordt de situatie aan de directie voorgelegd. Iedere werknemer heeft daarnaast het recht om hierover vertrouwelijk advies in te winnen bij een daarvoor bevoegde instantie.

De naam, systemen, communicatiemiddelen en zakelijke relaties van Montelbaan worden niet gebruikt voor activiteiten die strijdig zijn met de belangen of waarden van de organisatie.

Medewerkers maken duidelijk wanneer zij op persoonlijke titel handelen als anders redelijkerwijs de indruk kan ontstaan dat zij namens Montelbaan spreken.

Vertrouwelijke bedrijfsinformatie en klantinformatie worden niet gebruikt voor persoonlijk voordeel of voor het voordeel van derden.

Werkzaamheden worden niet uitgevoerd wanneer alcohol, drugs of andere middelen het professioneel functioneren zodanig beïnvloeden dat hierdoor onaanvaardbare risico’s ontstaan voor de medewerker, anderen, informatie of de kwaliteit van het werk.

Het bezit of gebruik van illegale middelen tijdens werkzaamheden namens Montelbaan wordt niet geaccepteerd.

Een medewerker die een mogelijke integriteitsschending constateert of redelijkerwijs vermoedt, wordt geacht deze bespreekbaar te maken.

Een melding kan bijvoorbeeld betrekking hebben op fraude of diefstal, belangenverstrengeling, discriminatie of intimidatie, grensoverschrijdend gedrag, misbruik van bevoegdheden, schending van vertrouwelijkheid, een privacy- of informatiebeveiligingsincident, manipulatie van onderzoeks- of auditinformatie, onverantwoord gebruik van AI of andere ernstige overtredingen van deze gedragscode.

Meldingen worden in beginsel gedaan bij de directie of bij een aangewezen onafhankelijke contact- of vertrouwenspersoon.

Er mag ook voor iemand anders gemeld worden, bijvoorbeeld in het geval van pesten.

Wanneer een melding betrekking heeft op een directielid, wordt waar nodig een onafhankelijke externe partij betrokken.

Een melding wordt zorgvuldig, vertrouwelijk en proportioneel behandeld.

Eerst wordt vastgesteld wat er feitelijk wordt gemeld, of onmiddellijke maatregelen noodzakelijk zijn, welke personen of belangen beschermd moeten worden, of nader onderzoek noodzakelijk is en wie het onderzoek zonder ontoelaatbare belangenverstrengeling kan uitvoeren.

De persoon op wie een melding betrekking heeft, wordt niet zonder voldoende grond als schuldig beschouwd. Zowel de belangen van de melder als die van andere betrokkenen worden beschermd.

Wanneer nader onderzoek noodzakelijk is, wordt vooraf bepaald wat de onderzoeksvraag is, welke informatie noodzakelijk is, wie het onderzoek uitvoert en hoe de onafhankelijkheid wordt gewaarborgd.

Ook wordt bepaald hoe vertrouwelijke informatie wordt beschermd, hoe hoor en wederhoor wordt toegepast, hoe bevindingen worden vastgelegd en wie over eventuele maatregelen beslist.

Afhankelijk van de aard en ernst kan externe juridische, forensische, HR-, privacy- of beveiligingsexpertise worden ingeschakeld. Wanneer daar aanleiding toe bestaat, kan contact worden opgenomen met bevoegde autoriteiten.

Dit kan een veiligheidsonderzoek inhouden. Conform de GDPR wordt u daar van tevoren en er na over geïnformeerd. Meer informatie op https://www.aivd.nl/onderwerpen/veiligheidsonderzoek en/ of https://www.denhaag.nl/nl/akten-en-verklaringen/verklaring-omtrent-het-gedrag-vog-aanvragen/.

Wanneer voldoende is vastgesteld dat deze gedragscode is overtreden, worden maatregelen getroffen die passen bij de aard, ernst, omstandigheden en gevolgen van de overtreding.

Mogelijke maatregelen zijn een gesprek en aanvullende afspraken, een waarschuwing, aanvullende begeleiding of training, beperking of intrekking van toegangsrechten, wijziging van taken of verantwoordelijkheden, beëindiging van een opdracht of samenwerking, arbeidsrechtelijke maatregelen of inschakeling van juridische of bevoegde externe instanties.

Een integriteitsschending door een leverancier, opdrachtnemer, opdrachtgever of andere externe betrokkene wordt eveneens serieus behandeld.

Afhankelijk van de omstandigheden kan Montelbaan de kwestie met de betreffende organisatie bespreken, aanvullende beheersmaatregelen verlangen, toegang tot informatie of systemen beperken, werkzaamheden tijdelijk opschorten, de samenwerking beëindigen of juridische stappen of een melding bij een bevoegde instantie overwegen.

Na een relevante integriteitsmelding of een incident wordt niet alleen gekeken naar het handelen van individuele personen, maar ook naar de organisatie.

Waar passend wordt onderzocht waardoor de situatie mogelijk werd, of bestaande beheersmaatregelen voldoende waren, of beleid en procedures moeten worden aangepast, of aanvullende training of communicatie noodzakelijk is en hoe herhaling kan worden voorkomen.

Het doel is zowel verantwoordelijkheid vaststellen als structureel verbeteren.

Montelbaan borgt deze gedragscode door deze beschikbaar te stellen. Ook word deze expliciet aan nieuwe medewerkers voorgelegd ter ondertekening voor gezien.

Integriteitsrisico’s worden periodiek besproken. Het beleid wordt periodiek en bij relevante wijzigingen herzien. Waar nodig worden aanvullende procedures en beheersmaatregelen vastgesteld.

Iedere medewerker heeft een eigen verantwoordelijkheid om vragen en dilemma’s tijdig bespreekbaar te maken.

Deze gedragscode en dit integriteitsbeleid worden vastgesteld door de directie van Montelbaan BV.

PLACEHOLDER

Plaats: [plaats]

Datum: [datum]

Versie: 1.0

Namens Montelbaan BV

Naam: [naam]

Functie: [functie]

Naam: [naam]

Functie: [functie]